Store og små arrangementer er helt avhengig av frivillige. Da er det viktig å ha et godt system med oversikt over de som har vært med tidligere og verktøy til å rekruttere nye. Men kanskje viktigst av alt; et system som gjør det enkelt å kommunisere seg imellom.
Å få tak i mange nok frivillige hvert år er for de fleste arrangører den virkelig store jobben. Heldigvis finnes det alltid noen ildsjeler som møter trofast opp år etter år, men man trenger som oftest langt fler enn det. Da hjelper det godt om arrangøren har et vel fungerende rekrutteringssystem.
Egen modul for dugnad
Det er lite som kan måle seg med den norske dugnadsånden. Ildsjeler og ivrige frivillige stiller mer enn gjerne opp når det arrangeres festivaler, idrettsarrangementer, loppemarkeder, samlinger og stevner.
Vi steker vafler, deler ut startnummer, setter opp gjerder og står i kiosk. Rubic Funksjonær er systemets dugnadsmodul og fungerer som et nyttig rekrutteringssystem samtidig som det både holder oversikt over alle.
Vi skulle ha noe nytt, da systemet vi hadde begynte å bli utdatert. Da trengte vi et system hvor funksjonærer kan melde seg på, kartlegge behov for overnatting, mat samt et belønningssystem.
Kokken kjører ut en egen rapport på alle matallergier, og vi har muligheten til å se hvem som skal ha hva og til hvilken tid, forklarer Bente Fjellstad Bjørge i organisasjonskomiteen i World Cup Kvitfjell, og suppleres av bakkesjef Per Arne Kleven;
Mulighetene ligger jo der! Jeg sender ut SMS hver ettermiddag til bakkemannskapet, hvor de får varsel om hvor og når de skal møte i bakken. Bare bakke-, løype-, og arenamannskapene er mellom 160 og 170 personer.
Salgsverktøy
Når flere hundre frivillige skal organiseres, er det viktig å ha et effektivt system. Det vet Marit Lien, som er med og arrangerer Peer Gynt-stevnet på Vinstra. Med fire ansatte på fulltid, en kunstnerisk leder i halv stilling og 350 frivillige i gang under selve stevnet som hadde 31.000 publikummere i 2017 er det mye å holde styr på.
Nå har vi også importert alle gjestene våre inn i systemet, og bruker det også som et SMS-verktøy, om det for eksempel skulle bli noen billetter til overs til en forestilling.
SMS er en veldig effektiv salgskanal, og selv om vi så langt har brukt Rubic hovedsakelig som kommunikasjonskanal, håper vi at det også blir et enda bedre prosjektstyringsverktøy for oss. Det har vi enda ikke funnet et godt system for, og å drive Peer Gynt-stemnet med alle sine arrangementer er et helårsprosjekt, sier hun.
Rubic Funksjonær
Rubic Funksjonær hjelper deg bort fra regneark og gule lapper og over i en strukturert, enkel og effektiv hverdag. Her kan frivillige melde seg på, eller hentes fra medlemssystemet.
Med Rubic Funksjonær oppretter du en egen landingsside med alt av innhold for arrangementet. Linken til denne kan sendes på mail til fjorårets frivillige eller andre kontaktlister, eller, kanskje det beste, du bruker medlemsregisteret til Rubic.
Rubic Funksjonær er en modul som er integrert mot Rubic Medlem. Når landingssiden er etablert og distribuert, da starter ting å skje! Blant annet melder alle positive ildsjeler i fra på landingssiden om når de kan stille. Du som arrangør ser at ting tar form, avslutter Rune Solholm Bakken, gründer av IT-selskapet Rubic.
Glem alt om rotete Excel-ark – her kan du lese mer om fordelene med Rubic Funksjonær.
