Minst 25.000 frivilligtimer kreves når verdenseliten i alpint setter utfor bakkene i Kvitfjell.
– Dette er ikke noen vanlig dugnad, sier Bente Fjellstad Bjørge i organisasjonskomiteen. Da er gode verktøy enda viktigere.
– Vi regner med å komme opp i 400 funksjonærer før starten går, og de fleste jobber i fem til ni dager. Forberedelsene tar en uke, før mellom åtte og ti tusen publikummere inntar arenaen, forteller Bjørge. Noen få frivillige er frikjøpt i forkant av arrangementet for å rigge sikringen i bakken, og i tillegg er hele elevmassen ved Ringebu folkehøgskole på plass i frivillighetens ånd.
– Vi er avhengige av å ha med dem som funksjonærer, og de frivillige belønnes med sesongkort eller dagskort i bakken alt etter hvor mye de jobber, sier hun. Til tross for at de hadde et eget, skreddersydd datasystem, falt valget på Rubic for å organisere alle funksjonærene.
Rapporter for alt
– Vi skulle ha noe nytt, da systemet vi hadde begynte å bli utdatert. Da trengte vi et system hvor funksjonærer kan melde seg på, kartlegge behov for overnatting, mat samt et belønningssystem. Kokken kjører ut en egen rapport på alle matallergier, og vi har muligheten til å se hvem som skal ha hva og til hvilken tid. Alle ønskene våre er ikke innfridd enda, men det kommer seg stadig, forteller frivilligsjefen. Evalueringsmøtene med Rubic tar de fortløpende.
– Det er viktig å få gjort det mens vi husker hvilke tilpasninger vi trenger. Når World Cup’en er ferdig, er det jo et halvt år til neste gang vi bruker Rubic-systemet skikkelig, sier Bjørge.
Avgjørende
Bakkesjef Per Arne Kleven bruker Rubic-systemet, som han sier selv; “hele tida”.
– Jeg må bare lære meg å bruke det ordentlig, humrer han.
– Mulighetene ligger jo der! Jeg sender ut SMS hver ettermiddag til bakkemannskapet, hvor de får varsel om hvor og når de skal møte i bakken. Bare bakke-, løype-, og arenamannskapene er mellom 160 og 170 personer, forteller Kleven.
– Vi hadde ikke klart dette uten et fungerende verktøy. Det er rett og slett avgjørende. I dag har vi mange flere muligheter til å merke og dele inn i funksjoner. Tidligere sendte Bente ut alt, nå har jeg muligheten til å ta hånd om mine egne selv. Ingen er viktigere enn andre, og alle må til for at det skal gå rundt. Mangler det noen et sted, så er det full stopp. Det er litt krise om det mangler for eksempel en på tidtakning når morran kommer.
Viktig for kommunen
Organisasjonskomiteen møter mye positivitet når World Cup-sirkuset skal rulles i gang. Hadde det ikke vært for utforbakkene, hadde neppe Ringebu kommune vært som den er i dag, mener Kleven.
– Noen venter alltid på gjerdet, og det er utfordrende for noen bedrifter å gi slipp på folk i dagene vi arrangerer. Samtidig er det en måte for næringslivet å bidra tilbake. Hadde vi hatt en funksjonær fra hver bedrift i Ringebu, hadde vi vært godt dekket, understreker han. World Cup er det utvilsomt største arrangementet i Ringebu gjennom året.
– Hadde de ikke fått det til den gangen OL kom, så hadde vi aldri fått et slikt anlegg. Det er 120 arbeidsplasser bare i skianlegget. Vi hadde heller ikke hatt et topp snøproduksjonsanlegg, fastslår Bjørge.
Betydelige ringvirkninger
Ringvirkningene etter OL har vært betydelige, også for den øvrige aktiviteten i kommunen.
– I dag er vi den største hyttekommunen i Oppland, og en hytte koster fort opp mot fire millioner kroner. Det hadde ikke vært tre digre matbutikker i Fåvang, om det ikke hadde vært for Kvitfjell, understreker Kleven.
– Vi liker å tenke at vi gjør en viktig jobb, og de fleste har forståelse for hva som kreves for å få et slikt arrangement som World Cup på plass, sier bakkesjef Kleven. Når førstemann suser utfor løypa som har krevd timesvis med frivillig arbeidsinnsats, er arbeidsdagen langt fra slutt for organisasjonskomiteen.
– Det er ikke alle av oss som jobber under arrangementet som får med oss hvem som vinner, ler Bjørge. For min del er fokuset at funksjonærene skal bli godt ivaretatt hele veien – gjennomføringen av rennet er det de som sørger for.
Prøv gratis i 30 dager!
Rubic gjør medlems- og foreningsarbeid enkelt, effektivt og morsomt!
Ta kontakt, så ser vi sammen på hva Rubic kan gjøre for din organisasjon. Vi garanterer at du som Rubic-bruker blir fornøyd!
