andrew-moca-r3Nl1mIKqbI-unsplash

En mer effektiv forening!

Tips til hvordan dere kan drive foreningen mer effektivt i hverdagen.

Med en effektiv og profesjonell drift kan dere ta foreningen et steg videre og sikre dere flere og mer fornøyde medlemmer.

Medlemmene er ryggraden i alle foreninger. Samtidig er håndteringen av medlemsregistre, betalinger og kommunikasjon med medlemmene ofte noe som tar mye tid i hverdagen.

En mer effektiv håndtering av rutineoppgaver kan frigjøre mye tid i de fleste foreninger.

Det er spesielt følgende oppgaver vi mener de fleste foreninger har mye igjen for å effektivisere og profesjonalisere:

  • Håndtering av medlemslister
  • Oppfølging av betalinger
  • Håndtering av dugnader og vakter for frivillige
  • Fordeling av ressurser
  • Administrasjon av påmeldinger
  • Håndtering av gaver og donasjoner
  • Kommunikasjon

Hver for seg er alt dette viktig – og dersom alt samles i et og samme system som alle bruker vil foreningen få et meget kraftig verktøy. At alt er en integrert er det store styrken til Rubic, sammen med brukervennligheten og den populære mobilappen.

De fleste foreninger kan bli mer effektive i hverdagen med Rubic.

Lyst til å prøve Rubic sitt medlemssystem GRATIS i 30 dager?

CRM for medlemmer

Første bud er oppdaterte og korrekte medlemslister. Ingen ting er viktigere. Medlemslistene danner grunnlaget for både kommunikasjon med medlemmene og for foreningens økonomi. Derfor bruker ofte medlemsansvarlig mye tid på å sørge for å holde medlemssystemet så oppdatert som mulig.

Det kan være en frustrerende oppgave, å få registrert alle med riktig informasjon.

Fordelen med Rubics CRM-system for medlemmer er at alle i organisasjonen bidrar i arbeidet. Ledere, trenere og så videre registrere nye medlemmer direkte og dette gjør arbeidet til den som er medlemsansvarlig adskillig enklere. Rubics CRM synkroniserer alle lister og all informasjon automatisk opp mot medlemssystemet. Når for eksempel en lagleder registrere en ny spiller blir medlemssystemet automatisk oppdatert. Det nye medlemmet får samtidig sin egen side der han eller hun selv kan kvalitetssikre informasjonen. Det nye medlemmet vil finne relevant informasjon i systemet og kan enkelt betale medlemskontingenten via systemet.

Få ting er mer frustrerende både for foreningen og det enkelte medlemmet enn mangel på informasjon på grunn feilregistrerte e-postadresser og så videre. Når medlemmene selv kan logge seg inn via telefon eller PC på et system som alle medlemmer bruker kontinuerlig vil dette problemet automatisk forsvinne.

Nøkkelen til et effektivt medlemssystem er et system som alle i foreningen bruker – til alt.

Les mer om Rubic CRM for medlemmer.

Mobilapp – alt på et sted, rett i lomma

Andre bud er å gi brukeren et system som de har lyst til å bruke aktivt. Da er mobiltelefonen alfa og omega. I våre dager skjer det meste på telefonen. Foreningen vil få svært mye igjen for å forholde seg til dette og legge opp til at det meste enkelt kan gjøres via en god app.

For at medlemssystemet skal fungerer optimalt er en god mobilapp nærmest uunnværlig. Medlemmer og ledere må kunne få tak alt de trenger enkelt og med noen få tastetrykk på telefonen – som de alltid har med seg. Stadig flere foreninger går over til Rubic og mobilappen er en av de viktigste grunnene til at foreningene er så fornøyde med Rubic.

En god mobilapp gjør det enklere for medlemmer og støtteapparatet i alle aldre å engasjere seg. Appen må være intuitiv og funksjonene lette å sette seg inn i. Da kan dere få et system som alle bruker aktivt på daglig basis. Ingen ting er mer effektivt enn et system som alle bruker, hele tiden til alt de trenger.

Rubic var først i Norge med å kombinere medlemssystem og mobilapp. Dette har gitt mange fordeler. I 2021 har vi tatt steget videre og investert i en ny app – Rubic Connect. Rubic ble utviklet for å brukes på mobiltelefon og dette gir klare fordeler. Det finnes en rekke medlemssystemer som er utviklet for PC som senere har fått en app. Disse systemene er ofte ikke så godt tilpasset til mobilen, appene har store begrensinger og kan være lite brukervennlige. Dersom appen skal fungere må den være så brukervennlig og effektiv for alle. At Rubic utviklet for mobil i utgangspunktet er en av de største fordelene med systemet.

Les mer om mobilappen og Rubic Connect

Fleksibel betalingsløsning

Det er svært viktig for alle foreninger å ha god kontroll på betaling av kontingenter, kursavgifter, treningsavgifter, medlemsartikler og så videre. Med Rubic får dere full oversikt over betalingshistorikken til hvert enkelt medlem og ikke minst har medlemmene oversikten selv. De trenger ikke å finne frem til fakturaer og sjekke om de har betalt eller ikke, alt ligger inne på medlemssiden og de kan betale utbetalte regninger med et tastetrykk. Foreningen kan også sende purringer som meldinger rett i mobilappen og medlemmene kan betale direkte. Rubic har inngått samarbeid med Swedbank Pay – en meget fleksibel og trygg betalingsløsning som sikrer at medlemmene kan velge mellom Vipps, kortbetaling eller faktura.

Enkel betaling og kontroll på reskontroen for både foreningene og medlemmene er alfa og omega for økonomien i foreningen.

Les mer om betalingsløsning

Frivillighetssystem

Forenings-Norge er i stor grad bygget opp rundt frivillighet. Uansett om det dreier seg om det er faste dugnadsvakter for foreldre i kiosken, det årlige loppemarkedet eller store arrangementer som konserter, festivaler og idrettsstevner, så er bidrag fra frivillige helt avgjørende.

Rubic Funksjonær er systemet som gjør at dere kan kvitte dere med Excel-lister og gule lapper. I Rubic Funksjonær kan frivillige selv melde seg på til ulike vakter og den ansvarlige for arrangementet kan også tildele vakter ved å hente inn medlemmer direkte fra medlemssystemet.

Rubic Funksjonær er imidlertid langt mer enn et system for å planlegge vakter. Systemet gjør at dere også kan kommunisere enkelt med de frivillige, og de frivillige kan kommunisere med de ansvarlige og ikke minst med hverandre.

Rubic Funksjonær er også integrert i den nye mobilappen Rubic Connect, noe som gjør kommunikasjonen enda enklere.

Rubic Funksjonær er et kraftfullt verktøy som blant annet har blitt brukt til å organisere 25.000 dugnadstimer fordelt på 400 funksjonærer under Word Cup i Alpint på Kvitfjell.

Det å ha et godt system for organisering av frivillige er avgjørende for alle foreninger. Fornøyde frivillige betyr mye for foreningen, for medlemmene og deltagerne på arrangementene. Fornøyde frivillige stiller dessuten gjerne opp år etter år, med stadig mer erfaring og bidrar til høy kvalitet og effektive arrangementer.

Les mer om Rubic Funksjonær

Kommunikasjon er krevende – men mulig å gjøre effektivt

Ingen ting blir effektivt dersom kommunikasjonen svikter. God kommunikasjon er avgjørende for at foreningen skal fungere effektivt på alle områder – enten det gjelder fordeling av vakter, gjennomføring av arrangementer, endring av treningstider, på meldinger til kurs, innkallinger til møter eller registrering av betalinger.

Meldingssystemet til Rubic er kraftfullt og enkelt. Med noen tastetrykk kan dere sende meldinger til grupper av medlemmer, enkeltmedlemmer eller til alle medlemmene.

Medlemmene kan også enkelt holde seg oppdatert gjennom nyhetsfeeden i mobilappen Rubic Connect. Du kan sende ut direkte meldinger til akkurat dem som trenger dem og ikke minst motta meldinger. God kommunikasjon går begge veier, så tilbakemeldinger og svar er like viktig som muligheten til å sende ut. Når det kommer nye meldinger får mottakerne også pushvarsler på telefonene sine og dere kan være rimelig sikre på at alle får med seg viktig informasjon raskt, noe dere ikke kan dersom dere satser på e-post eller ulike Facebook-grupper som mange bruker.

Å nå ut til alle med viktig og riktig informasjon er krevende for mange foreninger. Med mange medlemmer kan det være vanskelig å holde oversikt og med mange kommunikasjonskanaler i tillegg kan det bli en uoverkommelig oppgave.

Ett system – integrert med medlemssystemet – rett på telefonen vil forbedre kommunikasjonen radikalt for de aller fleste foreninger.

Les mer om kommunikasjon med Rubic

Ressurskalender

De fleste foreninger har ulike ressurser som medlemmene benytter, det være seg klubbhus, baner, haller eller utstyr. Å holde orden på når disse er ledige og når de kan bookes har tradisjonelt krevd regneark og kanskje ringerunder for avklaringer og booking. Med Rubics Ressurskalender blir det slutt på dette.

Der kan dere legge inn alle ressursene på et sted, og det hele er knyttet til medlemssystemet og mobilappen. De som er ansvarlige for fordelinger av ressurser for enkelt oversikt over alt, både over ressursene og ulike lag og grupper. Det er enkelt å sette opp faste treninger.

Systemet har også en innebygd banefordeler og det er enkelt å gjøre endringer og justeringer. Alle som har behov for oppdateringer om endringer vil automatisk få beskjed.

Med Rubic Ressurskalender blir ikke bare arbeidet med fordeling av ressurser enklere og lettere men rett og slett morsomt sier mange. Ressurskalenderen er et drømmeverktøy som mange har lengtet etter.

Les mer om Rubic Ressurskalender

Påmelding og innmelding

Med modulen Rubic Påmelding kan dere enkelt administrere alt fra innmeldinger i foreningen, til påmeldinger til kurs og andre arrangementer. Dette vil spare dere for mye tid. Systemet er skreddersydd for digitale påmeldinger og innmeldinger. Påmeldingssystemet Rubic har utviklet fungerer til de aller fleste oppgaver og vil spare mye tid for dere.

Dere oppretter enkelt et påmeldingskjema i modulen. Hvert skjema får automatisk en egen landingsside som det er enkelt å dele og lenke til. Påmeldingskjemaene kan enkelt skreddersys slik at dere får svar på alt dere trenger å vite om deltakerne på et og samme sted. En veldig stor fordel er det også at dere kan ta betalt direkte og samtidig med påmeldingene. Det sparer mye tid og dere vet at alle påmeldte deltakere har betalt og trenger ikke å sjekke dette.

Les mer om Rubic Påmelding

Donasjon – Gi av gave som betyr noe!

Innsamling av penger til ulike formål er en viktig for mange foreninger. Å rekruttere givere og sørge for å ivareta dem er et viktig arbeid for foreningen.

Et profesjonelt system for håndtering av donasjoner vil lette dette arbeidet. Med Rubics system er det enkelt og trygt for givere å gi et enkeltstående bidrag gjennom den integrerte betalingsløsningen der de kan betale både Vipps og bankkort. Rubic har også system for faste givere som kan sette opp et fast gavebeløp som de selv velger. Systemet gir mulighet for registering av personnummer for givere som ønsker skattefradrag.

Les mer om donasjoner og gaver i Rubics system.

Alt i ett og samme system

Som dere ser tilbyr Rubic det viktigste for de aller fleste foreninger i ett og samme brukervennlige system.

Vil dere forenkle hverdagen og profesjonalisere foreningen?
Ønsker du et uforpliktende møte med oss, ikke nøl med å ta kontakt.

Vi kan hjelpe deg med

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser.

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser.

Del denne artikkelen

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

Logg inn