Mer nasjonalhistorie til folket

 

Med over 2 500 medlemskap som til sammen dekker mer enn 7 000 enkeltpersoner er De Sandvigske Samlingers venner en av landets aller største museums-venneforeninger. Siden stiftelsen i 1932 har foreningen hatt en viktig rolle i å støtte opp om og formidle det unike museet som Maihaugen er.

Venneforeningen består av flere tusen engasjerte medlemmer, primært fra Lillehammer og distriktet rundt. Inntil nylig hadde ledelsen i løpet av et helt år bare tre utgaver av medlemsbladet Maihaugbladet som kommunikasjonskanal til sine medlemmer. For blant annet å bedre kunne nå ut til sine medlemmer, signerte de i januar 2017 en kontrakt med Rubic og gikk over til deres digitale medlemssystem.

Enklere medlemsregistrering, betaling og kommunikasjon

Lederen for venneforeningen, Svend Strand, forteller om hvordan de først hørte om Rubic og hvordan det gikk til at de i dag har byttet ut gamle, tidkrevende løsninger med et moderne medlemssystem.

– Vi hørte om Rubic via foreninger som bruker systemet. Da tok vi kontakt med Rubic. Rune fra Rubic besøkte oss, viste oss en demo og fortalte mer om systemet. I dag bruker vi det til medlemsregistrering, vedlikehold av medlemsmassen, betaling av medlemskontingent og eventuelle andre tjenester samt kommunikasjon med medlemmene.

Svend Strand, leder i De Sandvigske Samlingers venner

Svend Strand, leder i De Sandvigske Samlingers venner

Byttet ut tidkrevende løsninger

Venneforeningen arrangerer blant annet spesialomvisninger for sine medlemmer på Maihaugen ved Lillehammer. Det er et tilbud hvor medlemmene kan se museets skjulte skatter, gå inn i de fantastiske husene eller få omvisning i magasinene hvor artikler og enheter med historisk verdi oppbevares. Tidligere har det vært vanskelig for venneforeningen å nå ut til sine medlemmer med informasjon om disse visningene.

– Vi har et medlemsblad som alle medlemmene får tilsendt i posten tre ganger i året. Før vi begynte å bruke Rubic, måtte vi ha informasjonen om spesialvisningen på plass fire–fem måneder før arrangementet skulle holdes, slik at vi fikk publisert det i bladet. Det vil si at vi måtte informere i mars om en visning som skulle finne sted i juli. Dette ble lett å glemme for våre medlemmer, og det var få som møtte opp. I tillegg måtte vi annonsere i avisen et par dager før for å påminne medlemmene om visningen, forteller Strand.

– Vi har hatt en voldsom pågang

Det å bytte til Rubics system har virkelig fått fart i spesialvisningene venneforeningen arrangerer. Informasjonen når ut til så å si alle de 2 700 medlemmene og det er langt flere som får det med seg nå enn det var før. Visningene er et kjempegodt tilbud og en eksklusiv mulighet til å se museets skatter, så det hadde vært synd om medlemmene gikk glipp av sjansen.

– Når vi skal arrangere en spesialomvisning for våre medlemmer, sender vi bare ut informasjon på e-post eller sms en ukes tid i forveien. Det når nesten alle våre medlemmer og gir veldig høy respons. Det er langt flere som møter opp nå enn det var tidligere, forteller Strand.

Han legger til at det i dag er så mange som viser interesse for visningene at de har vært nødt til å si nei til noen.

– Etter at vi tok i bruk Rubic sitt system har vi hatt en voldsom pågang. Nå er det sånn at vi må si ifra om at det bare er de første som melder seg på som får komme.

Enklere å sende ut faktura

Etter at venneforeningen begynte å bruke Rubic har det også blitt langt enklere å sende ut fakturaer til medlemmer. I dag sender ledelsen helt enkelt ut en sms eller en e-post til sine medlemmer, med en lenke til fakturaen.

– Før vi begynte å bruke Rubic sendte vi ut brev med en giro for å få inn betalinger fra medlemmene våre. Det er klart at det tok lang tid. Da satt vi der og pakket konvolutter med over 2 000 brev. I dag har denne prosessen blitt veldig mye mer rasjonell, forteller Strand.

– Det har hendt at jeg har ringt til Anders

Rubic ønsker å være en partner for sine kunder. Derfor tilbyr de alle kunder opplæring i systemet samt tilgang på hjelp og support. Da De Sandvigske Samlingers venner begynte å bruke det nye medlemssystemet var representanter fra venneforeningen på opplæring med Anders, daglig leder i Rubic, og fikk god hjelp.

– Hvis jeg trenger hjelp kontakter jeg helpdesken til Rubic på e-post. Da får jeg nesten alltid veldig raskt svar. Det har også hendt at jeg har ringt direkte til Anders, men som regel sender jeg en forespørsel til helpdesken.

Anbefaler alle foreninger å bruke Rubic

Strand legger ikke skjul på at det har vært visse utfordringer knyttet til omstillingen, men er til syvende og sist fornøyd med å ha byttet til et mer moderne system. Selv om styret i venneforeningen har brukt mye tid på å digitalisere kontaktinformasjon og sette seg inn i systemet, er det aller viktigste at den nye løsningen gjør det mulig å nå direkte ut til medlemmene og at det er enklere for medlemmene å få med seg viktig informasjon.

– Jeg synes det er en stor fordel om andre foreninger av vår type bruker Rubic. Når det er sagt så er det to ting det er viktig for meg å få frem, og det er at det krever forberedelse før du kan ta systemet i bruk, og så må du ha tilgang på medlemmenes kontaktinformasjon og e-postadresse.

Strand legger til:

– Det er jo også med Rubic som med alle systemer; de har langt flere funksjonaliteter enn hva den enkelte trenger. Sånn vil det alltid være. Derfor må foreningen ha kompetanse til selv å kunne forklare hvilke behov de har, og gjøre seg opp en mening om hvordan de kan utnytte systemet til å dekke disse behovene. Det lønner seg også å ha en datakyndig person i foreningen som kan holde i systemet. Selv har jeg jobbet innenfor datafaget i flere tiår. Det har vært en stor fordel.

Vil du prøve Rubic gratis i 30 dager? Fyll ut skjemaet!​

Se tidligere blogginnlegg

Barn som står på slalåm

Gjør foreningsarbeidet ukomplisert

Gjør foreningsarbeidet ukomplisert Hvor mange medlemmer har dere egentlig? Har alle betalt medlemskontingenten? Får de oppdatert og viktig informasjon fra styret og ledelsen? Du skal

Read More »