Vi har funksjoner som besparer tid

Mange forbinder Rubic med idrettslag og fotballklubber. Men visste du at medlemssystemet vårt passer like godt for velforeninger, frivillige organisasjoner, venneforeninger, historielag, bransjeforeninger, kunst- og teatergrupper og båtforeninger?

  • Medlemssystem
  • Kommunikasjon
  • Banefordeling
  • Mobilapp
  • Frivillig
  • Paraplyorganisasjon
  • Påmelding

Min Side

Mann som ser på en dataskjerm

Min Side gir medlemmet mulighet til å redigere sin egen informasjon og på sin egen familie. På denne siden kan man også få oversikt over betalinger som er gjort eller ikke gjort. Videre kan også via min side melde seg på arrangementer i organisasjonen regi både dugnad og påmeldinger. Medlemmet kan også via her registere et betalingskort som medlemmet blir automatisk trukket fra ved utsending av diverse kontigenter.

 

 

Medlemsregister

Medlemslistene er klubben og foreningens viktigste verktøy. Disse danner grunnlaget for all kommunikasjon og alle fakturautsendelser samt lisens og økonomisk støtte. Uavhengig av om du er ansvarlig for medlemmene i en idrettsklubb eller en forening, vil oppdaterte medlemslister gjøre hverdagen enklere for alle.

Kort fortalt bidrar oppdaterte medlemslister til:

√ effektiv kommunikasjon

√ redusert arbeidsmengde

√ fornøyde medlemmer

Fakturering

Det er enkelt å få oversikt over hvem som har betalt og hvem som har utestående beløp. I tillegg kan hvert enkelt medlem få kontroll over sine egne regninger via appen eller våre nettsider. Utsendelser av faktura og betalingspåminnelse kan gjøres manuelt eller automatisk, alt ettersom hva som passer deg best.

Månedlig fakturering

En jevn pengeflyt er det beste for alle lag og foreninger. Gjennom Rubic har du nå mulighet til å fakturere for eksempel treningsavgifter månedlig, og sørge for stabil inntekt i klubben – hele året.

Flere klubber har ytret ønske om å kunne fakturere treningsavgiftene månedlig, etter modell fra treningssentrene – det er bedre å dele opp en treningsavgift over flere måneder i stedet for den ene, store regningen. Det er mer komfortabelt for medlemmene, og samtidig forbedrer det likviditeten til klubben, med en jevnere strøm av penger hele året.

NIF Godkjent

Rubic er et medlemsregister som er godkjent av Norges idrettsforbund (NIF). Alle norske idrettslag skal bruke et digitalt medlemsregister som er godkjent av NIF for at Kultur- og kirkedepartementet skal ha oversikt over alle medlemmer. Du kan trygt velge Rubic, ettersom vi tilfredsstiller dette kravet.

Kommunikasjon

Rubic Medlem er grunnmuren i alle Rubics moduler. Med medlemsinformasjonen godt forankret i bunnen kan du bygge på med moduler som passer klubbens behov. På rekke og rad ligger navn, kontaktinformasjon, laginformasjon og alt annet av viktig informasjon. Klubbadministrator, daglig leder og de som har tilgang kan kommunisere med alle. Blant annet er det fra disse listene medlemsavgiften og annen klubbinformasjon sendes ut.

Kommunikasjon innad i hvert lag er viktig i det daglige. Beskjeder om trening og kamper, dag, tid og sted. Aktivitetsappen LagetMitt tar seg av dette. Appen er integrert mot Rubic Medlem i bunnen. Klubbadministrator oppretter alle lagene og legger til spillere og støtteapparat der de hører hjemme. Slik får hvert lag et eget lite community hvor de snakker sammen om relevante ting for laget. Det er trener og lagleders jobb å sørge for at informasjonen om eget lag stemmer. Redigeringer gjør de på appen. Og det genialet er at når informasjonen oppdateres ett sted, så er den oppdatert alle steder der den forekommer.

 

Les hvordan Maihaugen har gjort dette

Kommunikasjon er nøkkelen til suksess

Når du arrangerer eventer eller organiserer medlemmer i en forening, er kommunikasjon med de involverte alltid nøkkelen til suksess. Ledelsen får en enklere arbeidshverdag når kommunikasjon ikke tar for mye tid og de involverte, som ofte er frivillige, trives best når de er oppdatert om hva som skjer.

Rubic for arrangører

Det er stadig noen som arrangerer noe med større eller mindre grupper mennesker. Det kan være snakk om dugnader i borettslaget, festivaler, stevner, konkurranser og andre samlinger, eller det kan være store nasjonale eller internasjonale arrangementer som NM, VM og diverse cuper. Dette er bare noen få, utvalgte anledninger, hvor Rubic kan gjøre kommunikasjon, planlegging og organisering enklere.

Peer Gynt AS bruker Rubic når de arrangerer det årlige Peer Gynt-stevnet på Gålå. Les mer om hvordan Rubic gjør hverdagen deres enklere.

Rubic for foreninger

Det finnes et enormt antall foreninger i Norge. Foreninger varierer i størrelse, noen er ganske små og noen er veldig store. Uavhengig av hvor stor foreningen din er, er det nødvendig å kunne kommunisere enkelt og effektivt med medlemmene. Det skal ikke mange mennesker til før e-postutsendelser med nødvendig informasjon ikke lenger egner seg. Rubic gjør det enkelt å kommunisere med alle, eller deler av medlemsmassen.

BMW MC Klubb Norge har over 1500 medlemmer. Både hovedklubben og lokallagene bruker Rubic for å kommunisere enkelt med sine medlemmer. Les mer om hvordan de bruker løsningen her.

Enklere form for massekommunikasjon

Rubic er en løsning som gjør det enkelt å kommunisere med flere av gangen. Det er viktig for frivillige aktører å ha tilgang på oppdatert informasjon fra ledelsen slik at de til enhver tid vet hvor og når de skal møte opp og utføre de ulike arbeidsoppgavene de har blitt tildelt. Enkel kommunikasjon gjør det rett og slett enklere å være frivillig når arrangementer organiseres og være medlem i foreninger.

Banefordeling

Ett lag og én bane hadde gjort jobben med å fordele baner veldig enkel. Men som vi vet er det som regel mange lag som må dele på et visst antall baner.

I de aller fleste idrettslag og -klubber er det færre baner og ressurser enn det er lag. Det betyr at det ikke nødvendigvis er trening til fast tid og på fast sted hver eneste uke. Med Rubic får du all informasjonen du trenger på ett sted. Det er enkelt å sjekke treningstid og -sted, og du får pushvarsel på mobilen hvis det skjer endringer i siste liten. ​

En endring fra klubbens banefordeler oppdaterer aktivitetene til lagene slik at alle ser på de samme oppdaterte aktivitetene. Det er slutt på tiden når banefordeler gjør en reallokering av en aktivitetet, så må alle lagledere, utøvere og foresatte aktivt søke etter oppdatert informasjon i flere miljøer. En endring, en visning, konsistente data.

Rubic lagetmitt

Presis informasjon og varsling er sentralt i vår aktivitets APP, Rubic LagetMitt. Løsningen er integrert med medlemsregisteret og distribuerer en god del arbeid ut på gruppe/lagledere.

Verktøyet gir alle ressurser tilknyttet gruppen muligheten til å kommunisere raskt uten å være avhengig av nok en tredjepart.

All informasjon om utøvere og støtteapparatet kan synkroniseres automatisk mot medlemsregisteret. På den måten er klubben sikret at informasjonen som ligger i begge systemer hele tiden er oppdatert. Ulike klubber velger ulike framgangsmåter, men vi bruker Storhamar fotball som eksempel. Der er det støtteapparatet og i første rekke foreldrekontakten i hvert lag som har ansvar for å sørge for at LagetMitt er oppdatert.

Støtteapparatet kjenner laget

Fordelene med å “delegere” oppdatering av LagetMitt til støtteapparatet i lagene er åpenbare: Det er støtteapparatet som har oversikt over hvem som er utøvere, foresatte og hvem som er i støtteapparatet. I stedet for å melde inn endringer til administrasjonen i klubben, skal støtteapparatet selv sørge for å oppdatere oversikten over utøvere/spillere og de som er i støtteapparatet.

Informasjon om utøvere og støtteapparatet i LagetMitt synkroniseres automatisk mot medlemsregisteret.

Laglederverktøy

Rubic LagetMitt var opprinnelig et laglederverktøy. Miljøet omfatter en webside designet for desktop samt en mobil-app som dekker behovet ute i felten. Websiden har grensesnitt skreddersydd for planlegging og mer omfattende oppgaver mens mobilappen er det primære verktøyet for trenere, foresatte og utøvere. Rubic LagetMitt brukes daglig av flere tusen brukere til planlegging, kommunikasjon og håndtering av plutselige endringer på et team, avdeling eller klubb. Modulen har de senere årene vokst til et klubbverktøy hvor man administrerer ressursfordeling, politiattester samt kommunikasjon på tvers av team i en organisasjon.

Politiattest

I aktivitetsappen Rubic LagetMitt er er alle personer i støtteapparatet registrert. Om disse har forevist godkjent politiattest er en selvfølgelig opplysning. Dato for når politiattesten ble godkjent registreres. Systemet er fleksibelt, og hvert enkelt idrettslag bestemmer hvor lenge en attest skal vises som gyldig. Grønn farge i statusfeltet gir klar beskjed om gyldig attest. Gul farge varsler om at det er på tide å fornye. Og når tiden er utløpt, da vises rød farge. Fargesystemet er svært effektfullt.

Betaling i APPen

Fakturaer utstedt av alle dine organisasjoner er tilgjengelig i Rubic LagetMitt-appen. Her ser du alle fakturaer utstedt til deg og dine barn samt statusen på disse. Herfra er det enkelt å trykke seg inn og betale fakturaen rett fra mobiltelefonen. Når du starter appen ser du et diskret varsel på fanen for betalinger dersom du har noe utestående.

Et integrert system

Alle utøvere og deres koblinger er integrert med medlemsregisteret.
Dette gjør at lagleder, trener eller andre i støtteapparatet bidrar aktivt til god datakvalitet som kommer medlemsansvarlig til gode. Det er slutt på tiden når 70% av tiden til medlemsansvarlig gikk med til å vaske data i grupper. Dette er til enhver tid ajour. Dukker det opp en ny spiller på trening, kan lagleder registrere han i APPen med det samme og spilleren blir automatisk medlem av klubben og teamet. Rubic LagetMitt kan også integreres med data fra Norges Fotballforbund eller importer fra hockey, håndball eller andre idretter.

Rubic funksjonær

Vår dugnadsløsning, Rubic Funksjonær, hjelper deg bort fra Excel og Post-IT lapper og over i en strukturert, enkel og effektiv hverdag. Ta i mot påmeldinger eller avgi medlemmer rett fra medlemslisten. Belønn dine funksjonærer.

Å få tak i mange nok frivillige er i de fleste arrangementer den virkelig store jobben. Noen er ildsjeler og er med år etter år, andre må det jobbes mer med. Det hjelper så klart om arrangøren har et godt rekrutteringssystem å jobbe med. Med Rubic Funksjonær oppretter du en egen landingsside med alt av innhold for arrangementet. Linken til denne kan sendes på mail til fjorårets frivillige eller andre kontaktlister, eller, kanskje det beste, du bruker medlemsregisteret til Rubic. Rubic Funksjonær er en modul som er integrert mot Rubic Medlem. Når landingssiden er etablert og distribuert, da starter ting å skje! Blant annet melder alle positive ildsjeler i fra på landingssiden om når de kan stille. Du som arrangør ser at ting tar form.

Rubic Paraplyorganisasjon

Rubic støtter oppsett av flere organisasjoner i en konsern/paraply-organisering. Dette kan brukes av både idrettslag så vel som frivillige organisasjoner og er nyttig for å bygge et integrert miljø hvor hver gruppe får full råderett over sine medlemmer inkludert kommunikasjon, fakturering og øvrig medlemsflyt samtidig som endringer holdes oppdatert på alle nivåer.

 

Noen fordeler ved bruk av paraplyorganisasjoner i Rubic:

√ Medlemskontingenten faktureres i paraplyorganisasjonen

√ Øvrige avgifter og betalinger kan faktureres både i paraplyorganisasjonen eller i datterorganisasjonene

√ Medlemsstatus arves fra paraplyorganisasjonen ned i hver datterorganisasjon hvor personen er medlem

√ Et medlem i paraplyorganisasjonen kan være medlem av en eller flere datterorganisasjoner

√ Et medlem i en datterorganisasjon vil alltid være medlem i paraplyorganisasjonen

√ Et medlem som melder seg inn i en datterorganisasjon vil automatisk bli meldt inn i paraplyorganisasjonen

√ Et medlem som blir meldt ut av paraplyorganisasjonen blir automatisk meldt ut av alle datterorganisasjonene han er medlem av

√ Administrator i paraplyorganisasjonen får full oversikt over hvilke datterorganisasjoner hvert medlem er medlem i

√ Både paraplyorganisasjonen og datterorganisasjonene kan være NIF-integrerte

√ Spar penger og tid ved å samle dine organisasjoner i Rubics paraplyorganisering

Rubic Påmelding

Menneskemengde foran scene med lysshowPerfekt dersom du ønsker å tilby påmelding til et event. Ta betalt i forkant så driver dere mer effektivt. Vi støtter gratis-arrangement, enkeltpris eller pris pr track.

Våre kunder bruker denne modulen til veldig mye forskjellig. Eksempler spenner fra påmelding og betaling for samlinger eller møter til påmelding til treningsgrupper eller segmenter av medlemmer.

Påmeldingsskjema kan skreddersys med spørsmål til deltakeren, priser, tracks osv. Alt dette blir presentert på en egen landingsside som opprettes for påmeldingen.