Background conceptual image with social connection lines on dark backdrop

Å bytte medlemssystem er et stort sprang for mange foreninger!

La oss være ærlige det kan være skremmende bare å tenke på å bytte medlemssystem. Det kan se ut som mye jobb og mange er selvsagt skeptiske. Det kan oppstå problemer ved en slik overgang og det kan bli arbeidskrevende og dyrt. Mange tenker at det at blir vanskelig å lære mye nytt og at det krever mye opplæring. Frustrasjon over et ineffektivt gammelt system er ofte det som motiverer, men kanskje skulle dere tenke enda mer over hvor mye dere faktisk kan vinne på et moderne og effektivt system?

Dette er de fem viktigste tingene du vurdere når du skal bytte medlemssystem:  

1. Hvor store er fordelene ved å bytte til et nytt og moderne medlemssystem?

Det kan være mange argumenter mot endringer og for å holde fast på det gamle medlemssystemet, men la oss være ærlige igjen: Det kan være veldig mange ulemper ved å gjøre det også. 

Det første dere bør gjøre er derfor å vurdere om fordelene med et nytt og moderne medlemssystem er større enn ulempene. 

  • Hva er ulempene ved det medlemssystemet dere har?
  • Hva kan dere oppnå ved å bytte til et moderne system med flere muligheter og funksjoner? (Kanskje det er mye mer enn dere tror?)

Medlemmene er det aller viktigste for alle foreninger, store som små. God behandling av og kommunikasjon med medlemmene er helt avgjørende for alle slags foreninger. Derfor er det få ting som er så viktig som medlemssystemet, men mange bruker det ikke godt nok og det er slett ikke få som ser systemet mest som et nødvendig onde.

Mange foreninger, klubber og lag har eksistert lenge og medlemssystemene rundt omkring kan være gamle og tungrodde med begrensede muligheter. 

Likevel er det mange som fortsetter med det gamle systemet som for lengst burde ha vært kassert.  Det er vanlig at systemet har sine mangler og irritasjonsmomenter, men om de ikke er kjære, så er de kjente. 

Gjennomgående er det svært mange foreninger som har behov for et mer moderne system. Den muligheten har dere nå, og hvis dere skal bytte bør dere satse på noe som gir stor merverdi. Teknologien har utviklet seg i rasende fart de siste årene og ansatte og medlemmer i de fleste foreninger har fått en kraftig digital push av pandemien. Eldre systemer holder kanskje fortsatt kontroll på medlemmenes navn og kontaktinformasjon og er nyttige å ha til betalingsoppfølging og fakturering – men kanskje ikke så veldig mye mer.

Mange foreninger bruker egentlig en rekke forskjellige systemer, Det kan være både lukkede Facebook-grupper til intern kommunikasjon, Google-kalender til arrangementer og e-post når det skal kommuniseres med alle medlemmer. Dere bruker kanskje Excel-dokumenter eller spreadsheet til kampoppsett og har egne chattegrupper for ledere og så videre. Kanskje har dere en intern nettside med pålogging, intranett og så videre. Alt dette i tillegg til selve medlemssystemet som kanskje bare brukes til fakturering og rapporter. 

For ansatte, frivillige og medlemmer blir det er en rekke plattformer og kommunikasjonsformer, å sette seg inn i. Det hele kan bli både forvirrende og tidkrevende og ikke sjelden forårsake mange feil og dårlig kommunikasjon.

Moderne medlemssystemer kan tilby så mye mer enn et faktureringssystem. Et system som Rubic har meldingssystemer, systemer for fordeling av ressurser, enkel tilgang til eget lag eller gruppe, aktivitetskalender, påmelding til arrangementer, påmelding til dugnader og mye mer i ett og samme system. 

Lyst til å prøve Rubic sitt medlemssystem GRATIS i 30 dager?

Rubic er egentlig et driftssystem for hele foreningen. 

Og alt er sentrert rundt en enkelt app som alle medlemmene har tilgang til på telefonen sin. Trenere, gruppeledere, oppmenn, dirigenter, lokallagsleder og så videre har også tilgang til alt de trenger for å gjøre jobben sin direkte i appen. Eldre medlemssystemer er ofte ikke spesielt mobilvennlige og mangler gjerne en virkelig funksjonell app. Kanskje finnes det en app med noen begrensede funksjoner, men siden appen er utviklet i etterkant er den ofte ikke fullt kompatibel med systemet. En god del har medlemssystemer er dessuten uten app. 

Det mener vi at dere må ha, rett og slett!

Rubic ble utviklet direkte som mobilapp og dette gjør at systemet er tilpasset mobiltelefonen og brukernes virkelighet og behov.

Hvis dere mener at et moderne system som alle i foreningen kan bruke, til alt og i en og samme løsning er det dere trenger – er det grunn til å tro at fordelene ved å bytte medlemssystem langt vil overstige ulempene for dere.

Ønsker du et uforpliktende møte med oss?

2. Hvordan sikre at byttet av medlemssystem går smertefritt?

Å bytte medlemssystem er likevel et stort sprang. 

Dere vil trenge opplæring og support og noen som bistår raskt ved behov. Dere trenger noe som kan svare på spørsmål fra gruppeledere, fakturansvarlige, foreldre og andre.

Det er store fordeler med å velge en stor og profesjonell leverandør som har erfaring med foreninger som bytter system.

Rubic har lang erfaring og med rundt 1000 små og store foreninger som kunder og har vært borti de fleste problemstillinger tidligere. Alt i alt har Rubic over 200.000 registrerte brukere.

Det er et bredt spekter av foreninger som bruker Rubics medlemssystem, fra Norges Skytterforbund med 35.000 medlemmer og svært avanserte behov til små foreninger med 50-60 medlemmer. Systemet er norskutviklet i tett samarbeid med kundene, noe som gjør at Rubics ansatte forstår hverdagen i det mangfoldige forenings-Norge.

At det er behov for service og support er noe Rubic har stor forståelse for, og medarbeiderne er tilgjengelig på e-post og telefon fra 08-16 mandag til fredag.

Behovet for support og god opplæring er selvsagt størst i overgangen fra et medlemssystem til et annet og Rubic har derfor strømlinjeformet denne prosessen basert på erfaringer og tilbakemeldinger fra alle som har byttet medlemssystem til Rubic.

Mange foreninger klarer seg lenge med Rubics standardløsninger og da kan prosessen gå raskt. Dere har ett eller flere møter der dere gjennomgår foreningens behov. Basert på denne gjennomgangen får dere et konkret tilbud, hvis dere aksepterer dette, sender dere over medlemslisten, Rubic sørger for å legge den inn og dermed starter opplæring og testing.

3. Sørg for at det nye medlemssystemet har det dere trenger

Her er det viktig at dere gjør en grundig jobb med å kartlegge behovene i foreningen. Det kan i seg selv være krevende, men Rubic kan med sin erfaring også hjelpe dere med dette.

Dette er en del av Rubics standardløsninger:

  • Medlemssystem med innlogging til «min side» for alle medlemmer
  • Kommunikasjonsmuligheter til alle medlemmer eller gruppe av medlemmer direkte fra medlemssystemet med e-post, SMS eller push varsler i appen.
  • Automatisk integrasjon med flere andre systemer, blant annet medlemsregistreringen til Norges Idrettsforbund og Fotballdata.
  • E-faktura, OCR, Vipps, betaling med kort og avtalefaktura
  • Mobilapp med full tilgang til «min side» for alle medlemmer med digitalt medlemskort, chat, påmeldinger, betalingsstatus og oversikt over alle aktuelle aktiviteter i sine egne grupper, lag og avdelinger.
  • Rubics aktivitetskalender som har påmeldingssystem for alle typer aktiviteter, også med betaling. Løsningen tillater påmelding både fra medlemmer og fra andre, for eksempel til kurs, foredrag, stevner og turer som er åpne både for medlemmer og ikke-medlemmer. Aktivitetskalenderen kan også integreres med andre løsninger.
  • Rubic har en egen meget praktisk funksjon for frivillige, med påmelding til dugnader, akkreditering av frivillige og en rekke andre nyttige funksjoner. 
  • Ressurskalenderen (gjerne kalt for banefordelingsfunksjonen), men den kan brukes til mye mer: Den kan brukes til å fordele hva som helst av ressurser.
  • Med mer

De fleste foreninger vil finne det meste av det de trenger som en del av standardløsningene, Rubic er i tillegg bygget opp på en måte som gjør systemet enkelt å tilpasse og skreddersy. 

En mulighet for spesialtilpasninger og skreddersøm av løsninger er noe du bør stille krav til når du skal velge et nytt medlemssystem. Ikke alle systemer er enkle å tilpasse og selv om du ikke ser slike behov nå – er det ikke usannsynlig at noe slikt vil dukke opp. Hvis dere da har et system som ikke kan tilpasses blir dere sittende med skjegget i postkassa.

Når dere først skal ta jobben med å bytte system er det viktigste er at dere får er system som ivaretar foreningens behov på en enkel og intuitiv måte og at dere får alt på ett sted.

4. Hvordan sikre et motiverende system?

Både ledelsen, administrasjonen, frivillige, medlemmer og foreldre har travle dager. De færreste har engasjert seg i foreningen for å drive med administrasjon i tidkrevende løsninger.

At dere har systemer som er enkle, kraftfulle og morsomme å jobbe med kan bidra til å øke aktiviteten og motivasjonen i foreningen. Enkel kommunikasjon vil kunne bidra til at de aktive får umiddelbar og rask respons. Dere kan enkelt sende ut meldinger til grupper av medlemmer og få tilbakemeldinger. Medlemmene kan chatte med hverandre. Påmelding til en sommerskole kan publiseres direkte i appen. For mange vil det å se umiddelbar respons arbeidet sitt være tilfredsstillende. 

Det er enkelt for dugnadsansvarlig å se hvem som har meldt seg på og hvem som ikke har – du kan sende en direktemelding og få svar umiddelbart. De frivillige ser med et par tastetrykk hvilke vakter som er ubesatte og kan melde seg. De kan også kommunisere med dem de skal dele vakt med og gjøre avtaler. Dugnader blir smidigere og enklere å gjennomføre for alle.

Nøkkelen til suksess er at alle bruker appen – det finnes selvsagt dem som ikke har en smarttelefon, men det er ikke mange. Denne gruppen vil uansett kreve egne tiltak. 

Den store fordelen med appen er at medlemmene bare trenger den ene appen og så får de alt de trenger av informasjon der. Medlemmene trenger ikke å bruke mer enn ett system, de trenger ikke å være på Facebook, ha tilgang til Wifi eller å logge seg inn på en nettside eller en epostkonto. De få rett og slett alt de trenger rett på telefonen og kan kommunisere effektivt og direkte fra den samme telefonen.

Vi vet at dette har gitt mange foreninger en ny giv. Det rapporteres om en ny hverdag, med flere påmeldte til aktiviteter og mye tid spart på enklere administrasjon for ledere og frivillige. Mange sier at å kommunisere har blitt så enkelt og effektivt at det har blitt morsomt.

Tiden som frigjøres kan brukes til det som er foreningens formål, noe som vil være motiverende for de aller fleste.

5. Hvordan sikre at systemet er kostnadseffektivt?

Rubic er rimelig – sammenlignet med konkurrentene og ikke minst i forhold til hva dere får for pengene. Mange kunder og bruker gjør at programvaren blir rimelig for hver enkelt forening. 

Målsetningen til Rubic er å ha rimelige standardløsninger som er enkle å tilpasse. 

Rubic er ikke gratis – men du får mye for pengene. 

Det finnes medlemssystemer som er «gratis» – i hvert fall ved første øyekast. Du betaler bare når du bruker systemet, litt per faktura, litt for purringer, litt for innbetalinger og så videre. Til syvende og sist blir det temmelig kostbart. De fleste av disse «gratis»-systemene har også begrenset funksjonalitet og veldig begrensede muligheter for spesialtilpasninger. Skal du ha noe mer enn det som er standard kan enten vise seg umulig eller å bli veldig dyrt. De som leverer «gratis» systemer har selvsagt også en forretningsstrategi og strategien er å tjene penger på at tjenestene må utvides med større løsninger eller ved å ta seg godt betalt for transaksjoner.

Foreningens gamle system kan også være rimelig – men hvis det tar mye tid for administrasjonen eller de frivillige har det en stor kostnad enten økonomisk eller ved tap av motivasjon, kanskje tap av medlemmer og lavere inntekter. Dårlig kommunikasjon kan føre til færre påmeldte på arrangementer, lavere betalingsvilje for aktiviteter, færre som stiller på dugnader og frafall av talenter fordi foreldrene ikke orker å følge opp og så videre.

Mange foreninger taper også inntekter på grunn av mange ikke-betalende medlemmer, noe som ofte skyldes mangelfulle medlemsoversikter og dårlig kommunikasjon. 

En annen ting som er viktig er å gjøre det lett å bli medlem. Rubic sørger for at det er superenkelt å melde seg inn og betale kontingenten med en gang med Vipps eller nettbank. Dere slipper å purre og mange meldt om mange nye betalende medlemmer etter overgangen til Rubic.

Rubic gir også god oversikt over hva medlemmene eventuelt skylder slik at det blir lettere å purre og få inn utestående avgifter, kontingenter og egenandeler.

Tilbakemeldingene er også meget gode for påmelding til arrangementer. Mange foreninger rapporterer om en stor økning i påmeldinger og at direkte betaling har ført til økt omsetning og mindre arbeid.

Så når dere vurderer kostnadene ved et nytt system er det viktig å vurdere kostnadene ved det systemet dere har i dag. Hva koster det egentlig? Like viktig er det imidlertid å se på mulighetene for å øke inntektene og motivasjonen hos ansatte, medlemmer og frivillige.

Er det verdt å ta spranget?

Hvis du vil ha et brukervennlig system kan Rubic levere det. Brukervennlighet er alfa og omega hos Rubic. I Rubic hører vi på brukerne våre. Hver fjortende dag lanserer vi oppdateringer, og Rubic er alltid levende. Dersom noen etterlyser en funksjon eller noe som kan gjøre jobben lettere for dem, gjør vi vårt beste for å løse det. 

Rubic er enkelt å bruke for alle og krever minimalt med opplæring. Det er bygget for at det skal være intuitivt. 

Systemet settes også opp slik at det er skreddersydd rundt de ulike rollene i foreningen. Den enkelte får tilgang til akkurat det han eller hun trenger. Dersom din jobb er å fordele treningstider så har du ikke behov for tilgang til økonomifunksjonene, og det får du heller ikke. Enten du logger deg inn som daglig leder, trener, dugnadsansvarlig eller styremedlem vil du få tilgang til de funksjonene du trenger for å gjøre akkurat din jobb.

Hvis god kommunikasjon med alle medlemmer på rett måte til rett tid er viktig for dere, gir Rubic deg et system med oversikt medlemmene, de frivillige, aktivitetene og ressursene i et og samme system og med Rubic kan du ha oversikten og kommunisere med mange, med en gruppe, eller med en og en direkte i systemet.

Tar dere spranget?
Ikke helt sikker?
Bestill en gratis og uforpliktende test som har du tatt et lite steg.

Vi kan hjelpe deg med

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser.

Kom i gang

RUBIC har hjulpet over tusen organisasjoner og deres medlemmer til en enklere hverdag. Få mer tid til aktivitet – prøv RUBIC uten forpliktelser.

Del denne artikkelen

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email

Logg inn