8 ting du må tenke på når du velger medlemssystem

Skal din idrettsklubb, forening eller organisasjon velge et nytt medlemssystem? Her presenterer vi åtte ting du bør ta med i betraktningen for å ta et godt valg. Det riktige medlemssystemet frigjør tid slik at ildsjeler, ledere, trenere, foresatte og utøvere kan bruke tiden sin på det de liker. 

1. Velg et system som underletter for de frivillige

De viktigste menneskene i Dugnads-Norge er de frivillige. De som tar på seg verv og er primus motor – de som bruker fritida si for at hjula kan gå rundt. For å beholde disse ressursene er det viktig å gi dem de rette verktøyene for å underlette jobben. Med et enkelt, oversiktlig og digitalt medlemssystem fjerner man de manuelle oppgavene, og frigjør tid til det som er viktig og grunnen til at personen meldte seg i utgangspunktet. På den måten hindrer man også høy utskiftning av sentrale roller. 

2. Velg et system med fokus på brukervennlighet og de som skal bruke det

I Rubic hører vi på brukerne våre. Hver fjortende dag lanserer vi oppdateringer, og Rubic er alltid levende. Dersom noen etterlyser en funksjon eller noe som kan underlette for dem, gjør vi vårt beste for å løse det. Rubic er et levende medlemssystem som hører på brukeren, og målet er alltid at det skal være enkelt og brukervennlig.

3. Velg et system som lar deg kommunisere med alle medlemmer 

Når du velger et medlemssystem som gir deg god oversikt over alle medlemmene, bør du også sørge for at du har mulighet til å kommunisere med dem fra samme system. I Rubic kan du sende ut e-poster og tekstmeldinger, og fra LagetMitt kan man sende ut pushvarsler. Mottakeren velger selv hvor ofte den vil varsles. Med Rubic blir det enklere å kommunisere med mange – eller få. 

4. Bruk et NIF-godkjent system

Norges idrettsforbund (NIF) har bestemt at alle norske idrettslag skal bruke et digitalt medlemsregister. Systemet må også være godkjent av NIF. Bakgrunnen er at norsk idrett skal kunne telle antall medlemmer, og ikke antall medlemskap. For å sikre at tallene er korrekte må de lagres sentralt i NIFs database og kontingentbetalingen må være sporbar. Dette fører til en mer rettferdig fordeling av støtteordningene. 

Med Rubic får du både et NIF-godkjent medlemsregister og sporbar betaling. 

5. Velg et system som er skreddersydd ulike roller 

I en organisasjon, idrettsklubb eller forening er noen lønnet, andre jobber frivillig. Det er viktig å velge et system som er skreddersydd de ulike rollene og vervene man har, for å ikke bruke unødvendig mye tid. Fordeler du treningstider trenger du ikke tilgang til det som økonomifunksjonen trenger. I Rubic er grensesnittet tilpasset hver rolle, og alle unødvendige funksjoner for rollen man fyller er fjernet. Når du logger deg inn som daglig leder, trener, dugnadsansvarlig eller styremedlem vil du ha tilgang på de funksjonene som underletter for dine oppgaver. 

Skal man bruke ett system, bør man velge et system hvor flere ulike roller kan jobbe med hver sine ting, men også sammen. 

6. Velg et system som gir deg oversikt over utestående medlemskontingent

Selv om et medlemssystem koster penger, går de fleste likevel i pluss. I Rubic kan du enkelt fakturere og holde oversikt over betalte og ubetalte kontingenter og treningsavgifter. Du kan sende ut e-poster, purringer og sjekke status på betalingene. Medlemmene kan enkelt betale fakturaen gjennom appen, og de har god oversikt over hva de skylder. 

Her kan du lese om Storhamar fotball som tjente 350.000 kroner på å rydde opp i ubetalte treningsavgifter og medlemskontigenter på noen få måneder ved hjelp av Rubic. 

7. Velg et medlemssystem med app

Et medlemssystem skal være enkelt for brukerne. Driver du en fotballklubb må du ha et system som fungerer både for foreldre og spillere i alle aldre. Med en app blir terskelen lavere for å engasjere seg, sette seg inn i funksjonaliteten og bruke den daglig. Rubic var først i Norge med både app og medlemsregister, og det er en styrke i at appen kom først. Vi har lang erfaring, og versjonen av LagetMitt som brukes i dag er tredje generasjons. Appen har blitt stadig oppdatert for bedre og enklere funksjonalitet for alle typer brukere. 

8. Velg et GDPR-vennlig medlemssystem 

Den nye personvernloven GDPR omfatter alle som innhenter og oppbevarer personopplysninger, også medlemsorganisasjoner og idrettsklubber. Det stilles nye krav til hvilke data som lagres, hvordan de brukes, hvem som har tilgang og rutiner for sletting. Med Rubic Medlem har du alt som skal til for å oppfylle lovkravene. 

Her kan du lese mer om hvordan Rubic hjelper deg med å ta hånd om GDPR.